Kommunikér godt på arbejdspladsen

Af Kirsten Weiss Mose.

Får alle ansatte og frivillige hos jer de informationer, som de har brug for, så de kan løfte deres opgave i sognet? Betragter I uenigheder som en mulig vej til bedre løsninger? Har medarbejderne passende indflydelse på egne arbejdsforhold?  Den slags spørgsmål er det en god ide at stille sig selv løbende, hvis I ønsker at styrke kvaliteten af jeres arbejde.

God kommunikation på arbejdspladsen er af stor betydning for trivslen blandt ansatte og frivillige og er i sidste ende afgørende for kvaliteten af arbejdet i sognet. 

Herunder får I ideer til bedre intern kommunikation inden for:

• Kommunikation fra møder
• Valg af kommunikationskanaler
• DAP-kommunikation
• Feedback

1. Brug dagsordenmodellen

Uanset om I holder møde i aktivitetsudvalget, menighedsrådet eller i medarbejdergruppen, kan I gøre det til en vane at føje et punkt om kommunikation til hvert punkt på dagsordenen. Her kan I vende, hvem der har behov for at få noget at vide om beslutningen, hvordan kommunikationen skal foregå, og hvem der har ansvaret. På den måde minder I jer selv og hinanden om, at beslutninger ikke af sig selv løber i de rigtige retninger, men er et ansvar, som ligger hos jer, der træffer beslutninger med betydning for andre. 

Dagsordenmodellen
1.
a. x
b. Beslutning om x: hvad
c. Kommunikation af x: til hvem, hvordan, af hvem

2. 
a. y
b. Beslutning om y: hvad
c. Kommunikation af y: til hvem, hvordan, af hvem

3. 
a. z
b. Beslutning om z: hvad
c. Kommunikation af z: til hvem, hvordan, af hvem

2. Brug de forskellige kommunikationskanaler bevidst

Ikke alle kommunikationskanaler egner sig til alle former for kommunikation. Forsøg f. eks. ikke at tage en konflikt over sms eller på mail, men aftal i stedet, at I mødes ansigt til ansigt. Ansigt-til-ansigt-kommunikation kan i øvrigt i det hele taget med fordel anvendes, hvis der er mulighed for misforståelser. Skal du derimod sikre dig, at menighedsrådet er blevet orienteret om efterårets prædikenliste, vil de fleste nok foretrække at få en mail frem for at skulle mødes til en officiel præsentation af planen.

Vi kommunikerer, fordi vi ønsker at påvirke nogen. Afklar med dig selv, hvilken af de følgende fire effekter du ønsker, din kommunikation skal have. Skal dine modtagere blot have kendskab til et emne, skal de have viden, som de kan anvende aktivt, skal de tage aktivt stilling til et emne eller handle anderledes på baggrund af din kommunikation?

a. Kendskab
Hvis du ønsker at informere eller at afklare konkrete spørgsmål, er skriftlig massekommunikation oplagt. Alt efter det konkrete sigte kan det gøres på hjemmesider, i mails, sms’er, nyhedsbreve, plakater etc. 

b. Viden
Er du ude på at afklare mere komplekse spørgsmål og skabe en forståelse, som dine målgrupper kan anvende aktivt, f. eks. selv videreformidle den samme viden til andre, kan det være en fordel med en kommunikationsform, som giver plads til mere interaktion mellem dig og dem, du kommunikerer med, end den skriftlige kommunikation kan give. Det kan ske ved fx at invitere til stormøder i provstiet med præsentationer, ved videosammenkomster eller ved at bruge sociale medier interaktivt.

c. Holdning
Hvis du vil overbevise nogen og skabe accept, rummer stormøder og videosammenkomster ikke i tilstrækkelig grad mulighed for at stille spørgsmål, kritisere og diskutere. Alt sammen vigtige elementer, hvis du er ude i et ærinde, der gerne skulle ende med at skabe accept. Afdelingsmøder eller dialogmøder med færre deltagere, der i højere grad har fælles vilkår, vil egne sig bedre.

d. Handling
Hvis du ønsker at engagere andre i dine ideer, at involvere dem og få dem til at handle derudfra, kræver det direkte involvering: Én-til-én-møder eller egentlige samskabelsesprocesser kan her være vejen frem.

3. DAP-information til hele arbejdspladsen

Den Digitale Arbejdsplads er folkekirkens intranet. Her har menighedsråd, præster og kordegn adgang til mails fra menighedsrådet, meddelelser fra provstiet og Kirkeministeriet, håndbøger og meget mere.   

Hvis ikke alle ansatte har adgang til DAP’en, så udpeg en person til at videreformidle de relevante meddelelser til medarbejdergruppen.

Som udgangspunkt har kordegn, præster og menighedsrådsmedlemmer login til DAP’en, men menighedsrådsformanden eller kontaktpersonen kan oprette så mange brugere, der er behov for.
I tilføjer nye brugere til DAP’en ved at klikke på boksen ‘DAP-brugeradministration’, som befinder sig på forsiden af DAP’en under afsnittet ‘Administration’. Hvis brugerne alene skal have adgang til meddelelser og håndbøger, skal de oprettes med rollen “Administrativ hjælp”. Hvis de også skal kunne se menighedsrådets postkasse og arkiv, skal de oprettes med rollen “Medarbejder”. Vær opmærksom på, at menighedsrådets postkasse kan indeholde henvendelser med personfølsomme oplysninger, klager over ansatte mv.

4. Gør det let for medarbejdere at give feedback

Hvis I ønsker at styrke jeres arbejde i sognet, er feedback et nyttigt værktøj, I kan benytte jer af, uanset hvilken rolle I har i sognet. Og så er det med til at fremme en vigtig pointe: at I ved at gøre hinanden bedre er fælles om at skabe en god arbejdsplads og i sidste ende relevante møder med mennesker om kirkens kerneopgave. 

Feedback til ledelsen:
Alle med ledelsesansvar er afhængige af, at ansatte og frivillige tydeligt melder tilbage om stort og småt. I kan ikke vide alt om, hvad de ansatte og frivillige laver, og hvordan rammerne for deres arbejde fungerer i praksis. 

• Kommuniker tydeligt, at feedback til jer er velkommen
• Giv udtryk for, hvordan ansatte og frivillige kan give feedback. Kan de fx aftale et møde, skrive en mail, ringe til jer?
• Giv udtryk for det, når I har modtaget feedback fra ansatte og frivillige, som har gjort jeres arbejde lettere/bedre, og husk at opfordre de ansatte og frivillige til også at efterspørge feedback.

Læs mere om, hvordan I sætter gode rammer for feedback på arbejdspladsen.