Skab kontinuitet med håndbog
I kan skabe kontinuitet ved at skrive procedurer og beslutninger ned, så medlemmerne altid har en manual eller håndbog at slå op i. Godt nok har alle menighedsråd en beslutningsprotokol, men ofte er de organiseret i forhold til dato og ikke indhold.
Fordelen ved håndbogen er også dens største udfordring: Der står lige præcist det, I skriver ind! Det betyder, at I kan skræddersy håndbogen, så den passer perfekt til behovet i jeres menighedsråd. Til gengæld står der ingenting, hvis ikke I sørger for at få det skrevet ind.
At lave en håndbog kræver en indsats og stiller krav om kontinuerlig opdatering. Men når det er sat i system, har jeres menighedsråd så også et redskab, der effektivt understøtter kontinuiteten i deres arbejde.
Skab kontinuitet med overdragelsesaftaler
Specielt de store poster i menighedsrådet som formand, kasserer, kirkeværge og kontaktperson kræver introduktion, når en ny tager over. Og det er sjældent gjort på et enkelt møde.
Hvorfor ikke sætte det i system? Ved I på forhånd, hvem der skal tage over, kan den nye være føl hos den erfarne i tidsrummet op til overdragelsen. Og ved I det først efter overdragelsen, så aftal med den erfarne, at han/hun skal være mentor for den nye i en periode efter overdragelsen.
Måske bør det være fast procedure, at arbejdet i menighedsrådet først er færdigt, når ens post er forsvarligt overdraget til efterfølgeren? Husk at en fast procedure skal vedtages i menighedsrådet og bekendtgøres hver gang et nyt medlem indtræder.
Skab kontinuitet med rekruttering
Mange menighedsråd er op til valget udfordret af opgaven med at rekruttere nye medlemmer. Men i virkeligheden skal der arbejdes med rekruttering både før, under og efter menighedsrådsvalg.
Prøv at sætte jer selv i de potentielle nye medlemmers sted. Hvem ønsker at blive valgt til en opgave, de ikke kender? Hvem ønsker at lave frivilligt arbejde sammen med mennesker, de ikke kender? Nej vel! Åbenhed og kommunikation omkring menighedsrådsarbejdet er en nødvendighed, ikke bare i valgår, men hele tiden.
Modsat visse andre brancher er al omtale dog ikke god omtale. Sørg for at kommunikere positivt. Det er nu en gang lettere at få nogen til at tage en udfordring op end at få dem til at overtage et problem. Fortæl gerne om både stort og småt, så andre får indblik i, at menighedsrådsarbejde både er dagligdag og fest.
Inddrag forskellige mennesker i kirkelivet og løsningen af menighedsrådets opgaver. Det giver mulighed for gradvist at introducere dem til menighedsrådsarbejdet og måske få øje på personer med de kompetencer, som rådet har brug for.
Gør endelig brug af dem, der allerede har sagt ja. Inddrag stedfortrædere/suppleanter i det daglige arbejde, så de er informeret og klar til at træde ind i rådet efter behov eller efter næste valg.
Skab kontinuitet med kompetencer
Kontinuitet er afhængig af kompetencer, så opgaverne bliver løst løbende og korrekt. Specielt de store poster kræver indsigt i mange love, regler og systemer. Uden den indsigt bliver arbejdet besværliggjort og kan føles uoverkommeligt.
Derfor er det vigtigt, at menighedsrådet holder sig opdateret. Alle skal ikke nødvendigvis vide alt, men den nødvendige viden skal være til stede. Invester tid i kurser, erfa-gruppemøder og tilbud om hjælp. Tiden spares senere, når den erhvervede viden er med til at lette arbejdsgangen og få løst opgaverne.
Artiklen er skrevet på baggrund af en pjece, der er udarbejdet i et samarbejde mellem Kolding Provsti og menighedsrådene i provstiet.
